Käytännön toiminta ja periaatteet

4) Käytännön toiminta ja periaatteet

Mitä seuramme tekee ja mitä palveluita se tarjoaa?

• Kilpailut, koulutukset, merkkisuoritukset, valmennukset, kuntopiirit, heppakerhot, nuorisoklubit, jne.
• Jäsenmaksut ja muut maksut, edut ja alennukset
• Talkootyön periaatteet, vapaaehtoisuus seuramme toiminnassa. Miten voi osallistua seuramme toimintaan?
• Miten seuratoimijoita kiitetään?
• Tiedotus ja jäseninfon periaatteet
• Mitkä ovat seuramme pelisäännöt? Miten niistä on sovittu?
• Hallituksen toimintatapa
• Miten toiminta rahoitetaan?
• Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa, alue/liittoyhteistyö, muiden seurojen/tallien kanssa

Seuran kehittäminen, ideointi ja rahoitus

RS Majoran on vuonna 1989 perustettu espoolainen ratsastusseura, jonka kotitalli on Leppävaaran ratsastuskoulu. Toiminta-ajatuksemme tiivistettynä on seuraava (tämä kokonaisuudessaan luvussa 1): RS Majoran tarjoaa jäsenilleen mahdollisuuksia oppia taitaviksi, ahkeriksi, vastuullisiksi ja hevosta kunnioittaviksi hevosihmisiksi tutustumalla hevosharrastuksen eri puoliin.

Kehitämme tapahtumia ja käytäntöjä vuosittain jäsenten toiveita kuunnellen. Ennen seuraavan toimintavuoden tapahtumakalenterin luonnoksen tekemistä käymme läpi edellistä vuotta syksyisessä ideariihessä. Mietimme tapaamisessa hallitusporukalla, mitä voisimme tehdä paremmin ja ideoimme tulevaa. Ennen ideariihi-tapaamista kysymme palautetta ja muita ajatuksia ratsastuksenopettajilta ja ratsastuskoulun omistajilta. Järjestämme säännöllisesti myös jäsenkyselyjä ja hyödynnämme vastauksia tulevan suunnittelussa.

Haimme syksyllä 2015 Suomen Ratsastajainliiton (SRL) seurakehittämisvalmennukseen, muttemme runsaan hakijamäärän vuoksi päässeet mukaan ohjelmaan. SRL:n seurakehittäjät kävivät kuitenkin seurakehittämiskäynnillä luonamme syksyllä 2015. Keskustelimme seuran tilanteesta, toimintatavoistamme, vahvuuksistamme sekä kehityskohteistamme ja saimme paljon ajatuksia toimintamme kehittämiseksi.

Olemme osallistuneet useina vuosina SRL:n vuoden ratsastusseurakilpailuun. Kilpailussa arvioidaan seuran toimintaa vuosittain vaihtuvien teemojen mukana. Olemme saaneet erityismainintoja ja hakuprosessit ovat myös auttaneet meitä hahmottamaan heikkouksiamme ja vahvuuksiamme.

Vuoden 2016 alussa linjasimme, että seuran tapahtumiin voivat osallistua vain RS Majoranin jäsenet. Kohdistamme näin varamme ja aikamme toimintaamme jollain tavalla sitoutuneille. Jäseneksemme lasketaan osallistumismielessä myös seuran kannatusjäsenet. Seurakisoihin voivat osallistua myös ei-jäsenet, mutta he maksavat korotetun lähtömaksun. Tapahtumiemme pääsymaksut ovat edullisia ja järjestämme myös ilmaisia tapahtumia.

Jäsenmaksutuotoista valtaosa menee SRL:lle, osa jää seuralle. Seurat voivat hinnoitella oman osuutensa jäsenmaksuissa, suurempi osuus tarkoittaa kalliimpaa jäsenmaksua jäsenelle, seuran osuus nostaa siis kokonaishintaa. Seuramme osuus eri jäsenmaksuluokissa on haluttu pitää alhaisena, erityisesti junioreiden jäsenmaksussa.

Jäsenmaksujen lisäksi toinen merkittävä tulonlähde seurassamme ovat buffettituotot seurakilpailuissa ja tapahtumissa. Jäsenmaksujen tapaan myös buffetin antimet on hinnoiteltu maltillisesti.

Haemme toimintaamme säännöllisesti rahoitusta paitsi Espoon kaupungilta, myös kattojärjestöiltä eri hakemusten ja kilpailuiden muodossa.

Seuramme kustantaa jäsenilleen hevos- ja ponikerhoissa suoritettavat ruokinta- ja hoitomerkit sekä kursseilla, leireillä ja seurakilpailuissa ratsastettavat ratsastusmerkit. Seuramme jäseniä kannustetaan myös osallistumaan toimihenkilökoulutuksiin.

Tapahtumat

Tarjoamme hevosten ystäville tavoitteista ja taitotasosta riippumatta monipuolisia ja edullisia tapahtumia, erilaisia mahdollisuuksia ratsastus- ja hevostaitojen parantamiseen.

Seuramme järjestää vuosittain esimerkiksi kilpailuharjoituksia (seurakilpailuja), ponilympialaiset, demoja ja muita oppimistapahtumia, oheisharjoittelutapahtumia eli liikuntatreffejä ja tutustumista muihin hevoslajeihin tai ratsastuksen kannalta muihin kiinnostaviin urheilulajeihin tai paikkoihin, yhteishenkeä kohottavia juhlia, tuemme mahdollisuuksien mukaan osallistumista tallin ulkopuolisiin kisoihin, toimihenkilökoulutuksiin sekä eri tasoilla kilpailevia jäseniämme.

Korostamme turvallisuutta tapahtumissamme. Esimerkiksi seuramme kisoissa on erilliset paikat hevosenkäsittelylle ja katsojille, tapahtumissa osallistujilta vaaditaan asianmukaiset ja turvalliset varusteet hevosten kanssa toimimiseen estekilpailuissa alle 18-vuotiaalta harrastajilta edellytetään turvaliivin käyttöä. Seuran ensiaputarvikkeita päivitetään tarvittaessa. Kilpailuissamme on aina valvojana Leppävaaran ratsastuskoulun opettaja; he tuntevat sekä ratsut, ratsastajat sekä tilat ja pystyvät ennakoimaan riskitilanteita ja siten välttämään niitä. Opettajat ovat myös ensiaputaitoisia.

Seurakilpailujen periaatteita

Seurakilpailuissamme (SRL:n sääntöjen mukaan kilpailuharjoituksissamme) eri tasoiset ratsastajat pääsevät tutustumaan kilpailutoimintaan turvallisesti, valvovan ratsastuksenopettajan opastuksella. Kilpailuluokat mietitään vuosittain yhdessä Leppävaaran ratsastuskoulun edustajien kanssa.

Kilpailemisen kautta jäsenillä ja muilla harrastajilla on mahdollisuus tavoitteelliseen harrastamiseen myös ratsastuskoulutasolla. Lisäksi ratsastuskoulu tarjoaa tehoryhmäopetusta tavoitteellisille oppilaille tukemaan kilpailutoimintaa ja mahdollisuuden osallistua tallin ulkopuolisiin kisoihin. Seurakisoissa tarjolla on kilpailuluokkia niin este- kuin kouluratsastuksessa myös vähemmän ratsastaneille, esimerkiksi ryhmäkoululuokka D/C sekä puomi- ja miniesteluokkia. Kilpailuohjelmastamme löytyy myös tavallisuudesta poikkeavia ohjelmia, esimerkiksi saksalaisia kouluratsastusohjelmia ja taitoesteratsastusluokkia.

Seurassamme ja ratsastuskoulussamme arvostetaan tyylikästä ja hevosystävällistä ratsastamista. Aikaa vastaan kilpailemisen sijaan suosimme taitoa ja tyyliä, ja esimerkiksi estemestaruudet ratkomme taitoarvostelulla. Ratsastuskoulun toiveesta seurakilpailuihin eivät voi osallistua tallin ulkopuoliset ratsukot, mutta esimerkiksi opettajat voivat kilpailla omilla tai ratsastuskoulun hevosilla kilpailuiden ulkopuolella. Heidän seuraamisensa antaa jäsenille mahdollisuuden oppia lisää.

Seurakilpailuissamme tasapuolisuutta edistetään niin, että koululuokissa tuomareina on SRL:n virallisia, koulutettuja, ratsastuskoulun ulkopuolisia tuomareita. Estetuomareina toimivat tehtävään harjaantuneet henkilöt. Seurakisojen esteluokkien taitotuomarina toimii tavallisesti valvova ratsastuksenopettaja, mutta mestaruuskisoissa myös esteiden taitotuomarit tulevat ratsastuskoulun ulkopuolelta. Pyrkimyksemme on, että meillä on seuran mestaruuskisoissa sekä este- että koululuokissa kaksi tuomaria.

Kilpailuihimme osallistumisen edellytyksenä on osallistua myös kilpailujen järjestelyyn omien taitojen sallimalla tavalla, valitsemalla talkoolistasta itselle sopivia tehtäviä. Kisaajat oppivat näin myös kilpailujärjestämisen periaatteita ja yhdessä tekeminen vahvistaa yhteishenkeämme.

Sopivan tehtävän löytämiseksi talkootehtävät on luokiteltu viitteellisesti väreihin vaikeusasteen mukaan: Vihreä on helpoin, keltainen keskitaso ja punainen haastavin. Osa tehtävistä ei edellytä lainkaan kisakokemusta, osassa se on välttämätöntä. Jokaisesta talkootehtävästä on kirjoitettu kuvaus, mitä sen tekijältä odotetaan.

Rohkaisemme jäseniämme ottamaan haasteita vastaan ja kokeilemaan uutta, esimerkiksi osallistumaan seurakisoihin vieraammalla ja haasteellisemmalla ratsulla. Myös talkootehtävissä kannustamme valitsemaan ei niin tuttuja tehtäviä, kokeilemaan eri asioita, niitäkin tekemällä oppii lisää.

Jokaisessa seurakisassa valvova opettaja ja tuomarit yhteistyössä palkitsevat ratsastajia vaihtelevin kriteerein kannustusruusukkeilla. Palkitsemisen peruste voi olla esimerkiksi ”hyvä asenne”, ”tsempparipalkinto”, ”kehitys omassa ratsastuksessa”, ”hyvä suoritus nuorella hevosella”, ”tyylikäs ratsastus”, tms.

Toimintamme osa on myös harrastusvälineistön, esimerkiksi kisoissa käytettävien estetolppien, -puomien, -kannattimien, estejohteiden, koristeiden, kouluaitojen, esteiden numeroiden ja kouluaitojen kirjaimien, mittojen, ajanottovälineiden, tulostaulujen, palkintojen sekä kilpailujen buffetissa käytettävän välineistön hankinta ja ylläpito.

Vapaaehtoisuus

RS Majoranin tärkein voimavara ovat aktiiviset vapaaehtoiset. Syksyisin Hubertus-ratsastuksiin ja -illanviettoihin kutsumme vuoden aikana eniten ahkeruuspisteitä keränneet seuramme tapahtumien ja kisojen järjestelyihin osallistuneet jäsenet, juniorit omaan tapahtumaansa, seniorit omaansa. Ahkerimmat avustajat saavat diplomit ja vuoden aikana pyrimme palkitsemaan heitä myös muuten, esimerkiksi tavarapalkinnoin ja lahjakortein.

Vuosien varrella meillä on ollut käytössä talkoo-/vapaaehtoispassi, johon on kerätty pisteitä tallilla suoritetuista tehtävistä. Vuosina 2015-2016 nimesimme kuukausittain yhdessä Leppävaaran ratsastuskoulun kanssa kuukauden ahkeran. Vuonna 2015 ahkeruus oli seuran erityisteema ja nimeämisten lisäksi korostimme ahkeruutta muutenkin toiminnassamme, pyysimme esimerkiksi Majoran-viikon aikana jäseniämme kertomaan, ”mitä ahkeruus hevoshommissa tarkoittaa” ja palkitsimme vastaajia.

Vuodesta 2014 lähtien olemme valinneet vuosittain yhteensä kuusi mestaritaluttajaa, jotka palkitaan mitalein kevätkauden päättäjäisissä ja pikkujouluissa. Ratsastuskoulun opettajat nimeävät nämä ahkerimmat alkeis- ja minituntilaisten taluttajat.

Koska kilpailumme toimivat täysin vapaaehtoisin voimin olemme kehittäneet seurakilpailujemme talkoolistaa niin, että kaikki tehtävät ovat erikseen numeroitu. Ilmoittautuessa jokainen kirjoittaa oman talkootehtävänsä/tehtäviensä numeron listaan. Näin varmistetaan jokaisen osallistuminen myös talkootehtäviin ja jokainen voi valita itselleen sopivia tehtäviä. Sopivan tehtävän löytämiseksi talkootehtävät on luokiteltu viitteellisesti väreihin vaikeusasteen mukaan ja niistä on kirjoitettu kuvaukset.

Olemme tehneet tapahtumiimme liittyen toimintaohjeita ja muistilistoja, jotta uusien tekijöiden on helpompaa päästä mukaan ja hahmottaa, mitä eri tilaisuuksien järjestäminen edellyttää. Muistilistat helpottavat myös konkarijärjestäjien töitä, tehtäviä on helpompi jakaa eikä tarvitse pinnistellä, muistettiinko kaikki oleellinen. Ohjeilla myös varmistetaan, että kaikki järjestäjät toimivat yhtenäisen linjan mukaisesti tapahtumapäivinä.

Hallitustoiminnassa mukana olevat henkilöt saavat palkinnoksi seuratyöhön antamastaan ajasta laittaa nimensä seurakilpailujen ilmoittautumislistoille ennen listojen laittamista ilmoitustaululle, yhden ilmaisen kisaosallistumisen vuosittain sekä alennuksen seuratuotteista. He saavat myös osallistua seuran järjestämiin tapahtumiin, joita he siis järjestävät, pääosin ilmaiseksi. Hubertuksissa ja päättäjäisissä he saavat myös ilmaiset ruokailut.

Viestintä ja hallitustyöskentely

Seuramme tiedotus ja viestintä ylipäänsä ovat aktiivista ja avointa. Kerromme tapahtumista ennakkoon useita viikkoja ennen tapahtumaa seuramme internetsivuilla, Facebook-sivuilla sekä ilmoitustaululla, tietoja ja osallistumisohjeita päivitämme asioiden edetessä. Julkaisemme kuvia tapahtumista myös Instagram-tilillämme. RS Majoranin Facebook-sivuilla on julkaistu viikkotiedotetta ajankohtaisista asioista vuoden 2016 alusta lähtien. Ajankohtaisia asioita käymme läpi myös neljä-viisi kertaa vuodessa ilmestyvässä RS Majoranin jäsentiedotteessa. Meillä on myös seuran sähköpostilista, johon ilmoittautuneille lähetetään tietoja ajankohtaisista asioista.

Julkaisemme tapahtumakalenterimme vuosittain tammi-helmikuussa, kerromme siinä koko vuoden tulevien tapahtumien päivämäärät. Luokat ja arvostelut täsmennämme lähempänä tapahtumaa kilpailujen ennakkoinfossa. Lisäksi hallituksen jäsenet ja ratsastuskoulun henkilökunta tiedottavat tulevista tapahtumista aktiivisesti tallilla liikkuessaan. Internetistä ja ilmoitustaululta löytyy myös paljon muita hyödyllisiä dokumentteja, kilpailusääntöjä, ohjeita, vinkkejä sekä mahdollisuus antaa palautetta.

Avoimuutta ja aktiivisuutta arvostamme myös asioidessamme esimerkiksi liiton, muiden seurojen sekä toimihenkilöiden kanssa. Jäsenemme voivat myös osallistua seuran vuosikokouksiin.

Junioritoimikunta kehitettiin lisäämään keskusteluyhteyttä ja helpottamaan viestintää erityisesti nuorten jäsenten ja hallituksen välillä. Nykyisin junioritoimikuntalaiset ovat hallituksessa nuorisovastaavat-nimikkeellä.

Kokousten pöytäkirjat pyritään kirjoittamaan niin, että myös ne hallituksen jäsenet, jotka eivät ole päässeet kokoukseen, saisivat helposti kiinni siitä, mistä on puhuttu ja mitä päätetty. Kokouksissa käydään myös läpi ESRA:n (Etelä-Suomen Ratsastusjaoston) ja SRL:n (Suomen Ratsastajainliiton) vuosikokoukset sekä Espoon kaupungin järjestämät liikuntaväen tilaisuudet, jos jollain hallitusväestä olisi mahdollisuus osallistua niihin. Kirjaukset tehdään myös pöytäkirjaan.

Jäsenistömme käytössä on myös seuran ilmoitustaulun yhteydessä oleva kansio, josta jäsenet voivat vapaasti lainata seuran hankkimia materiaaleja, hevostaitokansioita, SRL:n käsikirjoja, ESRA:n materiaaleja, tutustua sääntöihin, jne.